Alors dématérialisez-les ! Fini les facturettes perdues, les justificatifs à devoir chercher en catastrophe un an après…
Comme pour tout, le numérique vous permet de gagner du temps. Alors profitez-en !
Voici quelques logiciels de scan de notes de frais qui devraient vous plaire. Ils ont une version gratuite, alors cela vaut le coup d’essayer…Croyez-moi, vous serez ravis d’avoir oser le changement. Vous utilisez déjà une application pour scanner vos notes de frais ? Alors écrivez-nous en commentaires à quel point cela vous a changé la vie !
Comme toujours, je cherche à vous faire gagner du temps. Grâce à moi, vous allez vous concentrer sur les tâches pour lesquelles vous avez votre valeur ajoutée.
1- Quels sont les critères de sélection des logiciels de scan de notes de frais ?
- Vous avez besoin d’un logiciel qui a déjà fait ses preuves et qui est pérenne.
- Même si la version gratuite peut amplement vous suffire, le prix est un critère important dans la mesure où vous n’aurez pas envie de changer de logiciel tous les ans.
- Pour que vous adhériez à cette nouvelle application, elle doit être conviviale et ergonomique.
- Pour vous éviter des erreurs de scan, l’application devra avoir une bonne OCR (Optical Character Recognition en anglais), ou bien ROC (Reconnaissance Optique de Caractères) en français. Grâce à une OCR intuitive, la TVA sera automatiquement isolée.
- Et enfin, ce qui vous fera choisir un logiciel plutôt qu’un autre sera les éléments différentiateurs: prise en compte des frais kilométriques, conformité avec la législation, etc…
2- 3 logiciels de scan de notes de frais sélectionnés pour vous
L’application JENJI est réputée pour avoir la meilleure OCR du marché. Vous pouvez l’utiliser gratuitement pendant plusieurs années, ou bien opter pour une version payante selon votre besoin en intégration CRM, statistiques, etc… Elle fait le bonheur de l’utilisateur, mais aussi de votre comptable ou bien du responsable financier pour les plus grandes entreprises.
Et pour vous rassurer:
Jenji Vault vous permet d’être en conformité avec le cadre légal. Les justificatifs sont conservés selon les règles décrites par l’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales, et pendant une durée légale d’au moins 6 ans. Les justificatifs numérisés sont stockés au format PDF dans un SAE (Système d’Archivage Électronique) certifié aux normes. Ils sont ainsi capturés et traités dans un processus qui respecte les exigences réglementaires.
Son cousin N2F de Appvizer a sensiblement les mêmes avantages: bon OCR, archivage à valeur légale qui vous permet de jeter les justificatifs dès qu’ils sont scannés. Intégré à Google maps, la gestion des indemnités kilométriques n’a jamais été aussi simple. Aussi, qui n’a jamais rêvé de faire ses rapprochements bancaires depuis son smartphone ? La gratuité pour l’essai ne dure qu’1 mois, après il faut compter 4,30€* par mois et par licence.
Expensya est très complète pour les plus grandes entreprises puisqu’elle intègre beaucoup de logiciels de gestion réputés. La gratuité pour l’essai ne dure qu’1 mois, après il faut compter 4,75€* par mois et par licence.
Vous utilisez déjà un logiciel de scan de notes de frais depuis quelques mois ? Donnez-nous votre avis en commentaires.
*tarifs indicatifs au moment de l’écriture de cet article