Comme pour tout, fixons-nous un objectif réaliste: l’idée n’est pas de ne plus avoir de mails « en cours » ou « à lire » dans sa boîte mail. Mais juste d’activer des routines pour se simplifier la gestion des mails.
1- J’accepte d’avoir des mails « en cours » pour vivre mieux
Lire ses mails: pas plus d’une fois par jour
Pour cela, changez votre comportement et regardez vos mails seulement 1 fois par jour (voire moins). En tous cas, pas plus de 2 fois par jour. Ah bon, vous le faites beaucoup plus, alors changez déjà ça ! Allez voir ses mails toute la journée est une forme de procrastination figurez-vous. Vous avez le sentiment de travailler quand vous lisez vos mails, mais vous n’êtes pas productive du tout. Pendant ce temps perdu, vous ne vous concentrez pas sur votre vrai travail.
Comme pour tout ce qui va trop vite autour de nous, il faut ralentir pour vivre mieux. Contrairement aux idées reçues, cela n’est pas une bonne idée de commencer sa journée par lire ses mails car on est tenté de vouloir y répondre et du coup, on ne fait plus ce que l’on avait prévu. Pour vivre mieux, il faut rester focus sur son activité première et ne pas mettre la gestion de la boîte mail au premier plan.
Et vous allez pouvoir mesurer le temps que vous gagnez à vous concentrer sur d’autres tâches, à ne pas perdre le fil de votre créativité, etc…
Désactiver les notifications
Toujours pour mieux profiter du temps présent à faire l’activité de son choix, il faut mieux désactiver les notifications de nouveaux mails: ceci sur PC, tablette et smartphone bien sûr !
2- Comment classer mes mails ?
Les messages prioritaires
Ce sont les messages pour les sujets en cours et urgent. Je commence par répondre à ceux-là.
Puis, je labellise les mails dont le sujet est important mais pas capital. Dans gmail, il est très facile de labelliser les mails: une couleur par sujet.
Filtrer ses mails par catégories
Pour les futurs mails entrants, on peut créer des filtres. Dans gmail, aller dans « paramètres, filtres et adresses bloquées ».
Sélectionner par ex, une adresse mail qui vous envoie souvent des mails, puis créer un filtre à partir de cette recherche, ainsi tous les futurs mails arrivant de cette personne se mettront au même endroit.
Cette sélection peut aussi se faire par mots clés.
En regroupant les mails par occurence, vous gagnerez beaucoup de temps.
Vérifier ses mails indésirables
Vous avez régulièrement des mails importants qui se mêlent à vos indésirables, vous les identifierez plus facilement si vous les triez par ordre de provenance. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur » ne pas traiter ce mail comme indésirable » pour que les prochains mails reçus de cette personne arrivent dans vos « courriers reçus » et non plus vos » indésirables »
3- Comment traiter mes mails ?
Quand vous ouvrez un mail, allez jusqu’au bout de l’action: vous le lisez jusqu’au bout et vous prenez la décision tout de suite:
- de le jeter ( et si c’est un abonnement à une newsletter qui ne vous intéresse plus, allez jusqu’au bout de votre geste en vous désabonnant de cette newsletter). Vous pouvez aussi faire cette démarche en une seule fois, en allant sur le site
- de le traiter immédiatement (s’il prend moins de 2 min) ou à un autre moment identifié (si son délai de traitement sera plus long)
- de le laisser dans votre boîte de réception si ce mail pourra être traité plus tard
- ou bien de le classer.
Ne vous autorisez pas le droit de laisser un mail ouvert sans avoir pris de décision pour. Vous savez, c’est comme quand vous décidez de désencombrer: pour chaque objet tenu entre les mains, il doit y avoir une décision de prise.
Ainsi, même s’il vous reste des mails à lire dans votre boîte, vous verrez que vous aurez bien avancé dans le traitement de celle-ci.