Savez-vous que l’on perd en moyenne 22 min par jour à cause de mails indésirables ou de newsletters ? Rien de plus énervant que d’être pollué par des newsletters ou autres publicités trop récurrentes. Vous ne prenez pas le temps d’instaurer des règles d’attribution des mails et vous n’arrivez pas à descendre en dessous des 500 mails non lus. Voyons ensemble comment y remédier …
1- Nettoyer sa boite mail: un enjeu écologique
Une solution possible serait de créer une nouvelle adresse mail (réservée aux mails importants) et de laisser courir l’ancienne boite mail pour les newsletters et promo essentiellement mais ce n’est pas une solution à retenir si vous voulez le bien de la planète.
Le surnombre de mails n’est pas qu’un problème pour votre santé mentale et/ou votre espace de stockage. Il en va d’un véritable danger pour la planète. On ne souligne pas assez les consommations pharaoniques d’électricité des serveurs pour héberger tous ces mails. Tous ces mails qui arrivent trop vite forcent les limites des data center qui polluent toujours plus de déchets numériques. En effet, savez vous que lorsque vous envoyez un mail, celui-ci va jusqu’à votre box, qui consomme autant d’énergie qu’un réfrigérateur. Ensuite, il se rend sur le serveur de votre fournisseur d’accès, puis sur le fournisseur d’accès de votre correspondant pour seulement arriver ensuite chez le destinataire du mail. C’est ainsi qu’envoyer un simple mail équivaut à laisser une ampoule allumée pendant 24 Heures !
Pour ce qui est des mails qui restent figés dans votre boîte mail: 10 000 messages stockés sur une boite mail pendant 1 an correspond à un trajet Paris Marseille en voiture !
Comme pour toute action écologique, c’est à chacun de prendre conscience et d’agir avec ses moyens, à son échelle.
Ensemble, je vous propose que nous faisions un geste pour la planète et pour votre tranquillité par la même occasion.
2- Des applications pour alléger et nettoyer sa boîte mails
Cleanfox est très simple à utiliser. Il suffit de lui donner l’adresse mail à analyser et il va se charger de trier les messages. Cleanfox vous propose ensuite pour chaque entité de continuer à recevoir les newsletters ou pas. Cleanfox va donc vous désinscrire des newsletters que vous aurez choisies de ne plus recevoir.
Mailstrom fonctionne bien la 1ère fois, prévoyez le temps nécessaire pour faire un grand ménage. Mais à la 2ème connexion, c’est difficile de passer outre la page dans laquelle il propose que l’on s’inscrive pour 9$ par mois.
3- Et pour la suite ? Comment ne pas se laisser submerger par ses mails entrants au quotidien ?
Voir s’il vous reste des newsletters ou bien des notifications à supprimer
Même si Gmail est un bon élève en écartant les notifications des réseaux sociaux dans un onglet à part, vous aurez peut-être intérêt à enlever tout simplement ces mails qui ont comme seul intérêt de vous déconcentrer et d’accaparer votre temps sur les réseaux sociaux.
Créer un dossier pour chaque année
Quand vous épurez vos mails ensuite, vous classez ceux que vous voulez garder en les déplaçant dans l’année en cours. Avec le moteur de recherche, c’est toujours facile de retrouver un mail en s’aidant du nom ou d’un mot clé. Et surtout parce qu’au bout de 3 ou 4 ans, vous pourrez alléger votre boite mail des mails les plus anciens.
Créer des automatisations
Pour les mails que vous recevez de façon récurrente chaque semaine, voire plusieurs fois par semaines, vous gagnerez du temps à créer un sous-dossier avec le nom de cet expéditeur. Vous créez ensuite une règle pour que chaque nouveau mail entrant y arrive directement. Sur Gmail, cela s’appelle des filtres.
En créant un minimum de dossiers, vous vous donnez moins de travail
En faisant des recherches, je vois beaucoup de sites qui préconisent de créer des dossiers: à traiter urgent/ à traiter dans la semaine/ à traiter dans le mois/ attente retour/ faire retour, etc… Personnellement et pour avoir testé les 2 solutions, je préfère vous conseiller de traiter de suite les mails qui peuvent être faits en moins de 5 min, et de laisser ceux qui prennent plus de temps dans la boîte. Ainsi, vous les avez sous les yeux jusqu’à temps qu’ils soient traités, cela devrait vous motiver à les éliminer plus vite.
Transformer des mails en évènements ou tâches
Il existe beaucoup d’applications de gestions de tâches: wunderlist, todoist, remenberthemilk. Elles vous permettent de transformer vos messages en tâches à accomplir. Beaucoup de messageries intègrent directement un gestionnaire de tâches. Pour Gmail par exemple, vous avez directement accès au répertoire » tâches ». Vous pouvez aussi y accéder en tapant Maj+T
4- Des alternatives aux mails ?
Plutôt que d’échanger des documents à l’infini avec vos interlocuteurs, orientez-les vers des plateformes communautaires. Slack, Trello, Flow ou encore Google Doc permettent de partager des informations sur une seule plateforme, donc un seul endroit accessible à tous.
Alors comment vous sentez vous dorénavant après avoir nettoyé votre boite mail ? Ce grand ménage de Printemps vous a fait du bien, n’est ce pas ? Vous avez désormais un nouvel outil de travail… Comment avez-vous vécu cette expérience ? Je suis impatiente d’avoir votre ressenti, merci de l’indiquer en commentaires ci-dessous.